浙江省农村水电行业协会档案管理制度

（2021年5月27日三届七次理事会审议通过）

为加强协会档案资料的管理，规范社团建设，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，并为协会发展服务，特制定本制度。

    第一章  总则
    第一条  协会档案是指协会在发展与完善中，形成的各种文字、图表、音像等不同形式的相关资料。
    第二条  协会档案主要类型：各类制度档案、会员管理档案、标准化管理档案、专项活动档案，以及协会必须留存的各类事项档案。
    第三条  协会档案由秘书处统一整理、编制和管理，由秘书长指定专人负责。

    第二章 档案的收集
    第四条  档案管理人员负责收集各类档案材料，并按照协会档案进行分类整理、装订、保存。
    第五条  协会各工作部门组织管理的工作，须将计划、过程和结果进行整理后，交由档案管理人员装订、保存。
    第六条  档案收存前，档案管理人员须将整理好的档案交秘书长审阅，审阅无误后收存。

    第三章 各类档案主要内容
    第七条  协会工作人员档案内容主要包括：个人履历表、合同、绩效考核表、性别、籍贯、出生日期、民族、政治面貌、毕业院校、学历、工作简历、工资福利，以及其他需要留存的个人信息等。
    第八条  协会管理档案内容主要包括：协会成立时社团办核批的相关文件、协会章程、会员管理办法、会费收缴管理办法、协会大事记，以及协会发展建设中制定的各类管理制度。
    第九条  协会工作档案内容主要包括：
    1、上级下达的各种文件；
    2、会员大会档案：通知、方案、记录、纪要，以及大会上所用的各类文件（理事会工作报告、财务报告等），若遇换届大会，则将选举办法、选票等相关文件整理入档；
    3、会员大会、常务理事会、理事会档案：通知、会议计划、记录、纪要，以及会议所用文件；
    4、报告、请示、批复；
    5、决定、决议、公函；
    6、各类计划、总结、简报、投稿（稿件）、剪报等；
    7、照片、录音、录像等；
    8、协会对外的正式发文、协会与有关单位来往的文书等。
    第十条  会员档案内容主要包括：申请入会表、会员单位法人身份证复印件、社会信用代码证、主要宣传资料、评估等级评审材料、各类资质材料，会员单位参与协会活动记录材料以及反映会员单位各类情况的相关资料。
    第十一条  专项工作档案内容主要包括：行业标准档案、专项评审档案、协会活动档案（每种活动分建档案）、同行交流档案、专项工作档案等。

    第四章 档案的管理
    第十二条  档案管理须做到及时、准确、无差错。
    第十三条  档案管理人员要树立档案管理意识，随时注意搜集各类信息和资料。
    第十四条  每月要对当月发生的各类工作进行梳理，并将档案归类汇总。
    第十五条  每季度要对当季度归类的档案进行编制、整理和入档。
    第十六条  每年要对当年归档的档案进行核审，并作为最终结论进入档案管理系统。
    第十七条  每份文件的正本与附件、原件与复印件、批复与请示等在管理中不得分开，建档时，要正本在上、附件在下；原件在上、复印件在下；批复在前，请示在后。
    第十八条  档案作废或弃用时，须将作废或弃用的档案进行汇总、整编，并做出统计报表，经秘书长核查同意后方可进行销毁。

    第五章 档案管理人员的管理
    第十九条  档案管理人员的主要职责：
    1、严格遵守协会各项规章制度；
    2、服从理事长、秘书长的工作领导与指导；
    3、严格自律、遵纪守法、忠于职守、保守秘密，努力维护协会档案的完整与安全；
    4、按要求做好文件材料的收集、整理、分类、归档工作；
    5、自觉、及时、准确管理各类档案；
    6、做好档案的各类统计工作，为协会发展提供相关数据依据；
    7、以档案管理为主体，向协会提出合理化建议和管理好档案的解决方案。
    第二十条  请长假、工作变动或因故离职时，应将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

    第六章  档案的借阅
    第二十一条  借阅档案必须在档案借阅登记薄登记后方可借阅，秘密级以上档案文件必须经秘书长批准方能借阅。
    第二十二条  借阅档案一般不得带出协会，必须带出的，应经秘书长批准方可带出。
    第二十三条  带出借阅的期限不得超过五天，到期必须归还，如需再借须办理续借手续。
    第二十四条  借阅档案人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、摄像、转借或损坏。
    第二十五条  借阅档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告秘书长，并由借阅档案人承担全部损失以及由此所带来的所有后果。